BudgetMagic

Een van onze opdrachtgevers wilde het begrotingsproces optimaliseren. Ze waren veel tijd kwijt met het aggregeren van alle deelbegrotingen in een concernbegroting. Dat gebeurde met handmatig knippen-en-plakken. Daarna volgde de controle op de begroting, waarbij diverse issues speelden, onder meer: het hanteren van de juiste productie-tarieven en salariskosten, sluitend krijgen van interne doorbelastingen, juiste gebruik van kostenplaatsen en grootboeknummers etc.  Deze cyclus werd meerdere malen doorlopen, wat tot een lange doorlooptijd leidde.

Hoek-Steen.nl ontwikkelde daarvoor “BudgetMagic”, een op Excel gebaseerde tool met de volgende kenmerken:

  • Centrale bron voor alle stamgegevens

  • Eenvoudig herrekenen begroting bij wijzigingen in stamgegevens

  • Gedetailleerde seizoenspatronen

  • Ingebouwde controles op o.a. interne doorbelastingen

  • Aggregatie tot concernbegroting binnen een minuut

  • Geen beperking op het aantal kostenplaatsen, teams of divisies

  • Kant en klare dataset voor financieel pakket of BI-oplossing

Meer weten of een demo aanvragen?

Waarom Excel?

BudgetMagic is oorspronkelijk in Excel ontwikkeld en voor nu blijft dat zo. De tool is uitvoerig in de praktijk getest met de desktop-versie van Excel. Dat is daarmee een noodzakelijke randvoorwaarde: medewerkers die met de tool gaan werken dienen de beschikking te hebben over de desktop-versie van Microsoft Excel.

Implementatie

De implementatie van de tool kan binnen 4 tot 5 weken gereed zijn. E.e.a. is voornamelijk afhankelijk van de beschikbaarheid van medewerkers bij ons en bij u en van de mate waarin formats en functionaliteit moet worden aangepast aan uw werkwijze.

We hanteren daarbij de volgende stappen:

  1. Intake en offerte
  2. Begrotingsformat en functionaliteit aanpassen
  3. Stamgegevens verzamelen en organiseren
  4. Testen van formats en functionaliteit
  5. Dataset t.b.v. administratie / BI aanpassen
  6. Aggregatie en interne controles aanpassen
  7. Oplevering
  8. Nazorg en support
Toekomstmuziek

Een wens van Hoek-Steen.nl is Excel te verlaten en over te gaan op onze eigen software. Gebaseerd op webtechnologie, al dan niet via internet of stand-alone bij de klant. De ontwerpen daarvoor liggen klaar, de werktitel van het product is ‘blackfigures’. Dat vereist echter aanzienlijke investeringen in de ontwikkeling van de software. De marktvraag voor een dergelijke tool is op dit moment onvoldoende concreet.